Публикувано: 09.06.2026
От 1 юни 2025 г. трудовите книжки постепенно се заменят от единен електронен трудов запис. Вижте какво трябва да знаят работодателите и служителите.
Трудови книжки и електронен трудов запис – какво се променя?
Последна актуализация: юни 2026 г.
Трудови книжки е тема, която засяга както работодателите, така и работниците и служителите. Дълги години хартиената трудова книжка беше основният документ, чрез който се удостоверяваха трудовият стаж, заеманите длъжности, промените по трудовото правоотношение и прекратяването на трудовия договор.
С въвеждането на единния електронен трудов запис започна важна промяна в начина, по който се съхраняват и доказват данните за трудовата дейност. От 1 юни 2025 г. данните за трудовите правоотношения по Кодекса на труда вече се вписват електронно в Регистъра на заетостта, който се поддържа от Националната агенция за приходите.
Това не означава, че старите трудови книжки губят значение. Напротив — трудовата книжка, издадена преди въвеждането на електронния трудов запис, продължава да бъде важен удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства.
Накратко
От 1 юни 2025 г. хартиените трудови книжки за работниците и служителите по Кодекса на труда се заменят от единен електронен трудов запис. Новите данни за трудовите правоотношения вече се подават електронно в Регистъра на заетостта. Старите трудови книжки обаче трябва да се пазят, защото удостоверяват трудов стаж и трудова дейност за периодите преди въвеждането на електронния запис.
Най-важното
- От 1 юни 2025 г. трудовата книжка се заменя от единен електронен трудов запис.
- Регистърът на заетостта се поддържа от Националната агенция за приходите.
- Старите трудови книжки не се унищожават и не се изхвърлят.
- Работодателите трябва да оформят трудовите книжки за стажа, положен при тях към 1 юни 2025 г.
- Крайният срок за оформяне и връщане на старите трудови книжки е 1 юни 2026 г., освен ако трудовото правоотношение не бъде прекратено по-рано.
- При изгубена трудова книжка може да се издаде нова въз основа на документи за придобит трудов стаж до 1 юни 2025 г.
Какво представлява единният електронен трудов запис
Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. В практиката често се използва изразът „електронна трудова книжка“, но правилното понятие е единен електронен трудов запис.
Имате служители, заплати или трудови договори?
При ТРЗ е важно заплатите, осигуровките, болничните, отпуските и декларациите да се обработват без пропуски.
Той се формира от отделните електронни трудови записи, които се подават от работодателя или от упълномощено лице. В много случаи това е счетоводител, ТРЗ специалист или външна счетоводна кантора, която обслужва работодателя.
Актуална информация за Регистъра на заетостта може да бъде проверена чрез официалния сайт на Националната агенция за приходите.
Какви данни съдържа електронният трудов запис
Електронният трудов запис съдържа данни за трудовото правоотношение. Това са обстоятелства, които имат значение за трудовия статус на лицето, за доказване на стаж и за правилното администриране на трудовия договор.
| Данни | Какво означават | Защо са важни |
|---|---|---|
| Работник или служител | Имена и идентификатор на лицето | Свързват записа с конкретното лице |
| Работодател | Идентификатор и име на работодателя | Показват при кого е положен трудът |
| Трудов договор | Основание, дата на сключване и начало на изпълнение | Установяват началото и правното основание на трудовото правоотношение |
| Длъжност и код по НКПД | Заеманата длъжност и нейният класификационен код | Имат значение за трудовата история на лицето |
| Работно време и място на работа | Данни за режима на работа и мястото на изпълнение | Важни са при промени в трудовия договор |
| Прекратяване | Дата и основание за прекратяване на договора | Установяват края на трудовото правоотношение |
Какво става със старите трудови книжки
Старите трудови книжки, издадени преди 1 юни 2025 г., не трябва да се унищожават, изхвърлят или подценяват. Те продължават да удостоверяват вписаните в тях данни за трудова дейност за периодите преди въвеждането на електронния запис.
Това е особено важно при доказване на трудов стаж, проверка на предходни трудови правоотношения, пенсиониране или при липса на пълни електронни данни за по-стари периоди.
Важно
Старата трудова книжка трябва да се пази внимателно. Тя може да бъде необходима при доказване на трудов стаж за периодите преди 1 юни 2025 г., дори след въвеждането на електронния трудов запис.
Какво трябва да направят работодателите със старите трудови книжки
Работодателите имат задължение да оформят трудовите книжки на работниците и служителите за стажа, положен при тях към 1 юни 2025 г. Това трябва да се направи в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г.
При оформянето в трудовата книжка се записва продължителността на трудовия стаж, положен при съответния работодател към 1 юни 2025 г. Книжката се подписва от работодателя и от главния счетоводител, а печат се поставя, ако работодателят разполага с такъв. След оформянето трудовата книжка трябва да бъде върната на работника или служителя.
Основни задължения на работодателя
- да оформи трудовите книжки за стажа, положен при него към 1 юни 2025 г.;
- да върне оформените трудови книжки на работниците и служителите;
- да подава електронни трудови записи при сключване, изменение и прекратяване на трудови договори;
- да следи за правилното отразяване на длъжност, работно време, място на работа и други данни;
- да коригира грешно подадени данни по предвидения ред;
- да съхранява необходимата трудова, счетоводна и ТРЗ документация;
- да предоставя информация на служителите при необходимост.
Срокове за подаване на електронен трудов запис
След 1 юни 2025 г. работодателят трябва да подава данните за трудовото правоотношение по електронен път. Електронен трудов запис се подава при сключване на трудов договор, при промени в данните по трудовото правоотношение и при прекратяване на договора.
Съмнявате се, че има грешка в ТРЗ?
Можем да съдействаме с преглед на заплати, осигуровки, договори, болнични и подадени декларации.
Особено важно е да се обърне внимание на началото на изпълнение на трудовия договор. Данните за началото на изпълнението трябва да бъдат подадени преди работникът или служителят да постъпи на работа.
При прекратяване на трудово правоотношение също се подава електронен трудов запис. Това е важно, защото вече не се разчита само на вписване в хартиена трудова книжка, а на данните, отразени в Регистъра на заетостта.
Практически ред за действие при преминаване към електронен трудов запис
Какво да проверите стъпка по стъпка
- Проверете кои служители имат трудови книжки, които се съхраняват при работодателя.
- Проверете дали данните в трудовите книжки са попълнени правилно до 1 юни 2025 г.
- Изчислете трудовия стаж, положен при работодателя към 1 юни 2025 г.
- Оформете трудовата книжка с необходимите подписи и печат, ако се използва печат.
- Върнете трудовата книжка на работника или служителя.
- Организирайте подаването на електронните трудови записи за новите обстоятелства след 1 юни 2025 г.
- Проверявайте статуса на подадените електронни записи.
- При грешка подайте корекция по предвидения ред.
Какво трябва да знаят служителите
За работниците и служителите промяната означава по-лесен достъп до информацията за трудовата им дейност. Данните вече се съхраняват електронно, което намалява риска от изгубени, повредени или неправилно попълнени документи за бъдещи периоди.
Всеки работник или служител има право на достъп до своя единен електронен трудов запис. Това е важно, защото позволява да се следи дали информацията за трудовото правоотношение е правилно отразена.
Въпреки това служителите не трябва да подценяват значението на старите си трудови книжки. Ако в тях има вписани периоди на работа преди 1 юни 2025 г., тези данни могат да бъдат важни при пенсиониране или при доказване на трудов стаж.
Практически съвет към служителите
Добре е всеки служител да провери дали трудовата му книжка е правилно оформена и върната от работодателя. Ако има липсващи вписвания, грешки или непълни данни, въпросът трябва да бъде изяснен своевременно.
Колкото по-рано се установи несъответствие, толкова по-лесно може да бъде коригирано. Това е особено важно при по-стари трудови правоотношения, при които работодателят може вече да не извършва дейност или да е трудно откриваем.
Какво да направите, ако трудовата книжка е изгубена
Ако трудова книжка, издадена преди 1 юни 2025 г., е изгубена или унищожена, работникът или служителят трябва да предприеме действия за възстановяване на данните за трудовия си стаж.
В такива случаи може да се издаде нова трудова книжка, като се представят документи, които удостоверяват придобит трудов стаж до 1 юни 2025 г. Това могат да бъдат удостоверения от работодатели, трудови договори, заповеди, ведомости или други официални документи.
Информация за издаване на нова трудова книжка може да бъде проверена чрез официалния сайт на Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“.
Най-чести грешки при трудови книжки и електронни трудови записи
- неоформена трудова книжка за периода до 1 юни 2025 г.;
- липсващ подпис или непълно вписване на трудов стаж;
- невърната трудова книжка на работника или служителя;
- грешно подадени данни за длъжност или код по НКПД;
- пропуснато подаване на електронен трудов запис при промяна;
- закъснение при подаване на данни за прекратяване;
- несъответствие между трудов договор, допълнително споразумение и подаден електронен запис;
- липса на вътрешна организация между работодател, счетоводство и ТРЗ специалист.
Защо е важно данните да са правилни
Данните в електронния трудов запис имат значение за трудовата история на лицето. Ако са подадени неправилно, това може да доведе до проблеми при доказване на стаж, при бъдещи проверки или при упражняване на права, свързани с трудовото правоотношение.
За работодателя грешките могат да доведат до необходимост от корекции, допълнителна административна работа и риск от санкции при проверка. За служителя грешните или непълни данни могат да създадат проблем при доказване на трудов стаж или при пенсиониране.
Практически примери
Пример 1: Служител работи при работодателя от 2020 г.
Служител работи при работодател от 2020 г. до 2026 г. За периода до 1 юни 2025 г. работодателят трябва да оформи хартиената трудова книжка, като запише трудовия стаж, положен при него към тази дата. След 1 юни 2025 г. новите данни за трудовото правоотношение вече се отразяват чрез електронен трудов запис.
Пример 2: Прекратяване през септември 2025 г.
Ако трудовият договор бъде прекратен например през септември 2025 г., работодателят не трябва да чака 1 юни 2026 г. В този случай трудовата книжка трябва да бъде оформена и върната при прекратяването на трудовото правоотношение.
Пример 3: Изгубена стара трудова книжка
Ако служител е изгубил трудовата си книжка, издадена преди 1 юни 2025 г., той трябва да събере документи, които доказват придобития трудов стаж до тази дата. След това може да се предприемат действия за издаване на нова трудова книжка по съответния ред.
Таблица: хартиена трудова книжка и електронен трудов запис
| Документ | За кой период е важен | Какво удостоверява |
|---|---|---|
| Хартиена трудова книжка | Основно за периодите преди 1 юни 2025 г. | Трудов стаж, заемани длъжности, промени и прекратяване на трудови правоотношения |
| Единен електронен трудов запис | За данните след въвеждането на електронното вписване | Електронно подадени данни за трудовото правоотношение |
| Документи за възстановяване на стаж | При изгубена или унищожена трудова книжка | Доказват придобит трудов стаж за минали периоди |
Връзка с други ТРЗ и счетоводни теми
Преминаването към електронен трудов запис е свързано с трудови договори, допълнителни споразумения, прекратяване на трудови правоотношения, осигурителни данни, ведомости и цялостна ТРЗ организация. Ако работодателят няма добра вътрешна процедура, рискът от пропуски и грешки е по-голям.
При фирми с персонал е препоръчително документите и сроковете да се следят от счетоводител или ТРЗ специалист. Повече информация за счетоводно и ТРЗ обслужване може да намерите на Magos.bg.
Често задавани въпроси
Трябва ли да пазя старата си трудова книжка?
Да. Старата трудова книжка трябва да се пази, защото удостоверява данни за трудовата дейност за периодите преди въвеждането на електронния трудов запис.
Какво се случва с трудовите книжки след 1 юни 2025 г.?
След 1 юни 2025 г. новите данни за трудовите правоотношения се подават електронно в Регистъра на заетостта. Хартиената трудова книжка остава важна за старите периоди.
До кога работодателят трябва да оформи старата трудова книжка?
Работодателят трябва да оформи трудовата книжка за стажа, положен при него към 1 юни 2025 г., в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г.
Кой подава електронния трудов запис?
Електронният трудов запис се подава от работодателя или от упълномощено лице. В практиката това често се извършва от счетоводител, ТРЗ специалист или външна счетоводна кантора.
Какво да направя, ако трудовата ми книжка е изгубена?
При изгубена трудова книжка може да се подаде заявление за издаване на нова трудова книжка, като се представят документи, удостоверяващи придобит трудов стаж до 1 юни 2025 г.
Трябва ли в трудовата книжка да се попълва осигурителен стаж?
Трудовият и осигурителният стаж не трябва да се смесват механично. При оформяне на трудовата книжка във връзка с преминаването към електронен трудов запис се записва трудовият стаж, положен при съответния работодател към 1 юни 2025 г.
Заключение
Трудови книжки на хартиен носител постепенно остават в миналото, но това не означава, че старите документи губят значение. За периодите преди въвеждането на електронния трудов запис те продължават да бъдат важен удостоверителен документ.
Работодателите трябва да следят за коректното подаване на електронните данни и за правилното оформяне и връщане на старите трудови книжки. Служителите от своя страна трябва да пазят старите си трудови книжки и да проверяват дали информацията за трудовата им дейност е правилно отразена.
Преходът към електронен трудов запис улеснява администрирането на трудовите правоотношения, но изисква повече внимание към сроковете, точността на данните и съхранението на старите документи.
Настоящият материал има информационен характер и не замества индивидуална счетоводна, ТРЗ или правна консултация по конкретен казус.
Нуждаете се от ТРЗ обслужване?
Изпратете запитване и ще получите оферта според броя служители, договорите и нуждите на фирмата.