Публикувано: 22.03.2026
Подробна статия за архивирането на счетоводна информация, ведомостите за заплати, регистрите, отчетите и практичната архивна политика.
Срокове за съхранение на счетоводни документи
Последна актуализация: юни 2026 г.
Срокове за съхранение на счетоводни документи е тема, която често остава на заден план, докато фирмата работи спокойно и никой не търси стари документи. Истинското значение на тези срокове се разбира, когато възникне проверка, ревизия, спор с контрагент, трудов казус, спор за осигурителен стаж или нужда от доказване на стара счетоводна операция.
Законът за счетоводството урежда изрично колко дълго се съхранява счетоводната информация. Сроковете не са еднакви за всички документи. Ведомостите за заплати се пазят най-дълго, счетоводните регистри и финансовите отчети имат отделен срок, а за останалите носители на счетоводна информация е предвиден по-кратък срок.
Много малки фирми работят с неформално разбиране по темата: „пазим всичко в кашони“, „някъде го има в компютъра“ или „ако потрябва, ще го намерим“. Това е рисков подход. Срокове за съхранение на счетоводни документи трябва да се прилагат чрез ясна вътрешна организация, а не само чрез случайно складиране на папки и файлове.
Накратко
Срокове за съхранение на счетоводни документи се определят основно от Закона за счетоводството. Ведомостите за заплати се съхраняват 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети – 10 години, а всички останали носители на счетоводна информация – 3 години. След изтичане на срока документите могат да бъдат унищожени, освен ако подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт.
Най-важното
- Ведомостите за заплати се съхраняват 50 години.
- Счетоводните регистри и финансовите отчети се съхраняват 10 години.
- Документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции попадат в 10-годишния срок.
- Всички останали носители на счетоводна информация се съхраняват 3 години.
- Сроковете започват да текат от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят документите.
- Счетоводната информация може да се съхранява на хартиен и/или технически носител.
- При прекратяване на осигурител без правоприемник ведомостите за заплати и трудовоправните документи се предават в НОИ по съответния ред.
- Добрата архивна политика намалява риска при проверки, ревизии и трудово-осигурителни казуси.
Какво казва Законът за счетоводството
Законът за счетоводството определя конкретни срокове за съхранение според вида на счетоводната информация. Това означава, че не всички документи се пазят еднакво дълго и не е правилно фирмата да прилага един общ срок за целия архив.
Имате служители, заплати или трудови договори?
При ТРЗ е важно заплатите, осигуровките, болничните, отпуските и декларациите да се обработват без пропуски.
Официална информация по темата може да бъде намерена и в страницата на Министерството на икономиката и индустрията за съхраняване на счетоводна информация.
| Вид счетоводна информация | Срок за съхранение | Практическо значение |
|---|---|---|
| Ведомости за заплати | 50 години | Важни са за доказване на доход, трудови и осигурителни права |
| Счетоводни регистри и финансови отчети | 10 години | Необходими са при проверки, одит, ревизии и доказване на отчетност |
| Документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции | 10 години | Могат да бъдат изискани при контролни производства |
| Всички останали носители на счетоводна информация | 3 години | Съхраняват се минимално за законовия срок, ако не попадат в по-дълга категория |
Важно
Срокове за съхранение на счетоводни документи не започват да текат произволно. Те се броят от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят съответните документи.
Защо сроковете за съхранение на счетоводни документи са важни
Правилното съхранение на счетоводни документи защитава фирмата при проверки, ревизии, спорове с контрагенти, трудови казуси и въпроси, свързани с осигурителен стаж. Ако документът липсва, фирмата може да се окаже в затруднение да докаже извършена стопанска операция, начислено възнаграждение или отчетен резултат.
Добре организираният архив не е само административно задължение. Той е част от управлението на бизнеса. Когато документите са подредени по години, видове и срокове, счетоводителят, управителят или проверяващият орган могат по-бързо да намерят необходимата информация.
Какво може да се случи при липсващи документи
- затруднение при данъчна проверка или ревизия;
- невъзможност за доказване на разход или приход;
- проблем при доказване на осигурителен стаж или доход;
- спор с контрагент без налични документи;
- риск от санкции при нарушение на изискванията за съхранение;
- загуба на време при търсене на стари счетоводни данни.
Защо ведомостите за заплати се пазят 50 години
Петдесетгодишният срок за ведомостите за заплати не е случаен. Тези документи имат дългосрочно значение за доказване на осигурителни и трудови права. След много години те могат да бъдат необходими при пенсиониране, установяване на осигурителен доход, доказване на стаж или издаване на удостоверения.
Затова ведомостите за заплати не трябва да се третират като обикновени счетоводни справки. Те са документи с дългосрочна доказателствена стойност. Всяка фирма с персонал трябва да има специална организация за тяхното съхранение.
Риск при неправилно съхранение
Ако ведомостите за заплати се изгубят или унищожат неправомерно, това може да създаде сериозен проблем за бивши служители при доказване на осигурителен доход и стаж. Затова 50-годишният срок трябва да се спазва стриктно.
Какво влиза в 10-годишния срок
В 10-годишния срок попадат счетоводните регистри и финансовите отчети, както и документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции. Това са документи, които показват как е водено счетоводството, как е формиран финансовият резултат и как са отчетени стопанските операции.
На практика не трябва да се пази само крайният годишен финансов отчет. Важно е да се съхрани и счетоводната история, която стои зад него — регистри, оборотни ведомости, главна книга, аналитични справки, документи за проверки и други ключови елементи.
Съмнявате се, че има грешка в ТРЗ?
Можем да съдействаме с преглед на заплати, осигуровки, договори, болнични и подадени декларации.
Примери за документи с 10-годишен срок
- годишни финансови отчети;
- счетоводни регистри;
- главна книга;
- оборотни ведомости;
- документи, свързани с данъчен контрол;
- документи, свързани с одит;
- документи от последващи финансови инспекции.
Какво се включва в 3-годишния срок
Всички останали носители на счетоводна информация се съхраняват 3 години, когато не попадат в категориите за 50-годишно или 10-годишно съхранение. Това не означава, че тези документи са маловажни. Означава, че законът е предвидил по-кратък минимален срок за тях.
Точно тук фирмите често допускат грешки, защото не са сигурни дали даден документ попада в 10-годишния или в 3-годишния срок. Затова е полезно предприятието да има вътрешна таблица или архивна политика, в която документите са групирани по срокове.
Пример: документ с неясен срок
Фирма има вътрешна справка, свързана с текуща счетоводна обработка. Ако тя не представлява счетоводен регистър, финансов отчет или документ за данъчен контрол, може да попадне в категорията на останалите носители на счетоводна информация. Въпреки това е добре счетоводителят да прецени конкретния документ, преди той да бъде унищожен.
Хартиен и технически носител – какво означава на практика
Законът допуска счетоводната информация да се съхранява на хартиен и/или технически носител. Това е важно, защото в съвременната практика много фирми вече работят почти изцяло дигитално.
Дигиталното съхранение обаче не означава хаотично качване на файлове в произволни папки, имейли или чатове. Необходима е структура: именуване, архивни нива, резервни копия, права за достъп, защита от изтриване и възможност документите да бъдат открити и представени при нужда.
Практически правила за електронен архив
- Създайте папки по години.
- Разделете документите по видове — фактури, ведомости, отчети, регистри, договори.
- Използвайте ясни имена на файловете.
- Ограничете достъпа само до отговорните лица.
- Правете регулярни резервни копия.
- Проверявайте дали файловете могат да бъдат отворени след време.
- Не разчитайте само на един компютър или една флашка.
- При смяна на счетоводител направете опис на предаваните документи.
Срокове за съхранение на счетоводни документи при електронен архив
Срокове за съхранение на счетоводни документи важат и когато документите се пазят електронно. Това означава, че фирмата трябва да гарантира не само наличието на файла, но и неговата достъпност, четимост и защита през целия срок.
Един файл, който физически съществува, но не може да бъде отворен заради остарял формат, повреден носител или липсващ софтуер, на практика не изпълнява функцията на надежден архив. При 10-годишни и 50-годишни срокове това е особено важно.
Какви са най-честите грешки на бизнеса
При срокове за съхранение на счетоводни документи най-често проблемът не е в липсата на желание документите да се пазят, а в липсата на система. Фирмата събира папки, сканирани файлове и архиви, но без ясна структура, без отговорно лице и без контрол върху сроковете.
- унищожаване на документи без предварителна класификация;
- липса на отговорно лице за архива;
- смесване на трудови, счетоводни и административни документи;
- липса на резервно копие на електронния архив;
- смяна на счетоводител без опис на предадените документи;
- приемане, че сканиран документ автоматично позволява унищожаване на оригинала;
- липса на архивен регистър;
- използване на неясни имена на файлове;
- пазене на документи само в имейл или чат;
- липса на годишен преглед на архива.
Как да се изгради добра архивна политика
Добрата архивна политика превръща законовите срокове в реална вътрешна организация. Тя трябва да отговаря на въпроса кой документ къде се пази, кой отговаря за него, колко дълго се съхранява и какво се случва след изтичане на срока.
Контролен списък за архивна политика
- Определете кои документи се пазят 50 години.
- Определете кои документи се пазят 10 години.
- Определете кои документи се пазят 3 години.
- Назначете отговорно лице за хартиения архив.
- Назначете отговорно лице за електронния архив.
- Създайте архивен регистър по години и видове документи.
- Определете правила за резервни копия.
- Определете ред за предаване на документи при смяна на счетоводител.
- Определете кога и как се унищожават документи след изтичане на срока.
- Правете годишен преглед на архива.
Практически примери
Пример 1: Фирма с персонал
Фирма има служители и всеки месец изготвя ведомости за заплати. Тези ведомости трябва да се съхраняват 50 години. Не е добра практика те да се пазят само в една папка на компютъра без резервно копие и без ограничен достъп.
Пример 2: Годишен финансов отчет
Годишният финансов отчет и счетоводните регистри, свързани с него, попадат в 10-годишния срок. Ако фирмата смени счетоводния софтуер, трябва да гарантира, че старите данни могат да бъдат отворени и проверени при нужда.
Пример 3: Смяна на счетоводител
При смяна на счетоводител е добре да се направи опис на предадените документи. Така се избягва спор дали дадена папка, регистър или архивен файл е бил предаден и кой носи отговорност за съхранението му.
Пример 4: Прекратяване на осигурител без правоприемник
Ако предприятие с наети лица прекратява дейност без правоприемник, ведомостите за заплати и трудовоправните документи се предават в Националния осигурителен институт по съответния ред. Това е особено важно за бъдещите права на работниците и служителите.
Какво става след изтичане на срока
След изтичане на законовия срок носителите на счетоводна информация могат да бъдат унищожени, освен ако подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт. Това означава, че унищожаването не трябва да се прави механично и без проверка.
Преди унищожаване е добре да се направи опис на документите, да се провери техният вид, срокът за съхранение и дали има висяща проверка, ревизия, съдебен спор или друг казус, при който документите могат да бъдат необходими.
Важно
Не унищожавайте счетоводни документи само защото са „стари“. Първо проверете дали срокът е изтекъл, дали документът не попада в по-дълга категория и дали няма причина да бъде запазен за по-дълъг период.
Срокове за съхранение на счетоводни документи – практическа таблица
| Срок | Документи | Какво да направи фирмата |
|---|---|---|
| 50 години | Ведомости за заплати | Да ги съхранява отделно, защитено и с надеждно резервно копие |
| 10 години | Счетоводни регистри, финансови отчети, документи за данъчен контрол, одит и инспекции | Да осигури пълна проследимост на счетоводната информация |
| 3 години | Всички останали носители на счетоводна информация | Да ги класифицира правилно преди унищожаване |
| До предаване | Документи, подлежащи на предаване в НОИ или Националния архивен фонд | Да се провери специалният ред преди прекратяване или унищожаване |
Връзка с други счетоводни и ТРЗ теми
Срокове за съхранение на счетоводни документи са свързани с годишно приключване, трудови документи, ведомости за заплати, осигурителен стаж, данъчни проверки, ревизии и счетоводно обслужване. Затова темата не трябва да се разглежда отделно от цялостната организация на счетоводството.
Ако искате да поддържате документите си подредени и счетоводството да бъде организирано правилно, можете да разгледате счетоводни услуги от Magos.bg, както и полезните материали в секцията статии в Magos.bg.
Често задавани въпроси
Колко години се пазят ведомостите за заплати?
Ведомостите за заплати се съхраняват 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Колко години се пазят счетоводните регистри и финансовите отчети?
Счетоводните регистри и финансовите отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции, се съхраняват 10 години.
Колко години се пазят останалите счетоводни документи?
Всички останали носители на счетоводна информация се съхраняват 3 години, ако не попадат в категория с по-дълъг срок.
Може ли счетоводната информация да се пази електронно?
Да. Счетоводната информация може да се съхранява на хартиен и/или технически носител. При електронен архив трябва да се осигурят достъпност, четимост, защита и резервни копия.
Кога започват да текат сроковете за съхранение?
Сроковете започват да текат от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят съответните документи.
Може ли документите да се унищожат след изтичане на срока?
След изтичане на срока носителите на счетоводна информация могат да бъдат унищожени, освен ако подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт.
Трябва ли фирмата да има архивна политика?
Препоръчително е. Архивната политика помага документите да бъдат подредени по срокове, видове и отговорни лица, което намалява риска при проверки и смяна на счетоводител.
Какво е най-важното при срокове за съхранение на счетоводни документи?
Най-важното е документите да бъдат правилно класифицирани. Ведомостите за заплати се пазят 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети – 10 години, а останалите носители на счетоводна информация – 3 години.
Заключение
Срокове за съхранение на счетоводни документи са законово определени и не бива да се управляват хаотично. Ведомостите за заплати се пазят 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети – 10 години, а останалите носители на счетоводна информация – 3 години.
Най-добрата практика е тези срокове да бъдат превърнати във вътрешна архивна политика с ясно класифициране на документите, отговорни лица, резервни копия и ред за унищожаване след изтичане на срока. Така дружеството изпълнява закона и едновременно защитава собствените си интереси в дългосрочен план.
Настоящият материал има информационен характер и не замества индивидуална счетоводна, данъчна или правна консултация по конкретен казус.
Нуждаете се от ТРЗ обслужване?
Изпратете запитване и ще получите оферта според броя служители, договорите и нуждите на фирмата.