Сделки с чужбина какви документи са необходими

Последна актуализация: юни 2026 г.

Сделки с чужбина какви документи са необходими е важен въпрос за всяка фирма, която работи с клиенти, доставчици или партньори извън България. При международни сделки документите не служат само за счетоводно отчитане, а и за доказване на ДДС режима, движението на стоките, мястото на изпълнение на услугата, плащането, митническото оформяне и реалността на операцията.

Документите при сделки с чужбина зависят от това дали става въпрос за стоки или услуги, дали контрагентът е от Европейския съюз или от трета страна, дали има транспорт, внос, износ, ВОД, ВОП, международна услуга, свързани лица или специфични данъчни изисквания.

Сделки с чужбина какви документи са необходими според вида на операцията

При сделки с чужбина документите имат няколко важни функции. Те доказват, че сделката е реална, че стоката или услугата е доставена, че плащането е извършено и че приложеното ДДС третиране е правилно.

При проверка от НАП, митнически органи или при годишно приключване не е достатъчно само да има счетоводно записване. Трябва да има документи, които ясно показват кой е доставчикът, кой е получателят, какъв е предметът на сделката, каква е стойността, кога е извършена доставката, къде се намира контрагентът и какво е движението на стоката или услугата.

Затова при сделки с чужбина е добра практика документите да се събират още при договарянето и изпълнението на сделката, а не чак при счетоводно приключване.

Основни документи при сделки с чужбина

Независимо дали сделката е със стока или услуга, има група документи, които най-често са необходими за доказване на операцията. Те помагат да се установи предметът на сделката, цената, страните, плащането и данъчното третиране.

Сделки с чужбина какви документи са необходими при стоки

Когато предмет на сделката са стоки, освен фактурата са необходими и документи, които доказват движението, предаването, получаването и статута на стоките. Това е особено важно при вътреобщностни доставки, износ, внос и доставки чрез транспортна или куриерска фирма.

Най-често използваните документи са:

• фактура — основен счетоводен и данъчен документ;
• договор, оферта или поръчка — доказва условията по сделката;
• CMR — при автомобилен транспорт;
• коносамент — при морски транспорт;
• въздушна товарителница — при въздушен транспорт;
• куриерски документи — при пратки чрез куриер;
• packing list — опис на стоките и опаковките;
• приемо-предавателен протокол или потвърждение от получателя;
• митническа декларация — при внос или износ извън ЕС;
• сертификат за произход — когато е необходим за митнически, договорни или търговски цели.

Сделки с чужбина какви документи са необходими при услуги

При услуги към чуждестранни клиенти няма физическо движение на стоки, затова доказването на изпълнението става чрез други документи. Основният въпрос е каква услуга е извършена, на кого, за какъв период и при какви условия.

При услуги са полезни следните документи:

• договор за услуга — предмет, срок, цена и начин на приемане;
• оферта или задание — уточнява обхвата на работата;
• отчет за извършена работа — доказва какво е направено;
• приемо-предавателен протокол — доказва приемане на резултата;
• фактура — издава се според правилата за място на изпълнение и ДДС;
• имейл кореспонденция — потвърждения, задания, файлове, одобрения;
• доказателства за плащане — банков превод, платежно нареждане или извлечение.

При сделки с чужбина, свързани с услуги, правилното определяне на мястото на изпълнение е ключово за ДДС третирането. Различни правила могат да се прилагат според това дали получателят е данъчно задължено лице, в коя държава е установен и какъв е видът на услугата.

Сделки с чужбина в ЕС – какво се проверява

При сделки с контрагенти от Европейския съюз трябва да се провери дали контрагентът е данъчно задължено лице и дали има валиден ДДС номер, когато това е приложимо.

Добра практика е да се съхранява доказателство за проверка на ДДС номера към датата на сделката. Това е особено важно при вътреобщностни доставки на стоки и някои услуги към данъчно задължени лица от ЕС.

При сделки с чужбина в ЕС трябва да се следи за:

• валиден ДДС номер на контрагента;
• правилно издадена фактура;
• основание за неначисляване на ДДС, когато е приложимо;
• доказателства за транспорт при стоки;
• дали се подава VIES декларация;
• дали има задължение за Интрастат.

VIES декларация при сделки с чужбина

VIES декларация не се подава за всяка сделка с чужбина. Тя се подава само в конкретни случаи, предвидени в закона, най-често при определени доставки в рамките на Европейския съюз.

VIES декларация могат да подават регистрирани по ЗДДС лица, когато за съответния данъчен период са извършили например:

• вътреобщностни доставки на стоки;
• доставки като посредник в тристранна операция;
• доставки на услуги с място на изпълнение в друга държава членка към данъчно задължено лице;
• определени операции, свързани със складиране на стоки до поискване.

Срокът за подаване на VIES декларация обичайно е до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период. При конкретен казус винаги трябва да се провери дали за съответната сделка възниква такова задължение.

Официална информация относно ДДС, VIES и деклариране може да бъде проверена чрез сайта на Националната агенция за приходите.

Интрастат при сделки с чужбина

Не всяка сделка с държава от ЕС води автоматично до задължение за Интрастат. Интрастат задължение възниква само когато са достигнати определените прагове за деклариране по системата Интрастат.

Когато лицето е задължено по Интрастат, декларациите се подават ежемесечно по електронен път. Праговете могат да се променят, затова е важно да се проверяват за съответната година чрез официалните източници.

Официална информация за Интрастат може да бъде проверена чрез сайта на Националния статистически институт.

Внос и износ извън Европейския съюз

При сделки с държави извън ЕС обикновено възникват и митнически въпроси. В тези случаи освен счетоводните и данъчните документи трябва да се съхраняват и митническите документи, свързани с вноса или износа.

При внос и износ могат да бъдат необходими:

• митническа декларация;
• търговска фактура;
• packing list;
• транспортни документи;
• сертификат за произход, когато е приложим;
• документи за мито, ДДС при внос и други такси;
• разрешения, лицензии или сертификати при специфични стоки.

Официална информация относно митнически режими и документи може да бъде проверена чрез сайта на Агенция „Митници“.

Удостоверение за местно лице и СИДДО

При определени международни плащания може да се прилага спогодба за избягване на двойното данъчно облагане. В такъв случай може да е необходимо удостоверение за местно лице, издавано от НАП.

Удостоверението за местно лице доказва, че лицето е местно за данъчни цели в България. То може да бъде поискано от чуждестранен платец или от чуждестранна данъчна администрация.

Този документ може да бъде важен при:

• доходи от услуги;
• лихви;
• дивиденти;
• лицензионни възнаграждения;
• наеми;
• други международни плащания.

Трансферно ценообразуване при сделки със свързани лица

Когато сделки с чужбина се извършват между свързани лица, трябва да се провери дали условията по тях съответстват на принципа на независимите пазарни отношения.

В определени случаи може да възникне задължение за документация по трансферно ценообразуване съгласно ДОПК. Това не означава, че всяка сделка между свързани лица автоматично води до еднакво задължение за документация, но означава, че трябва да се направи внимателна проверка.

На практика се разглеждат:

• дали страните са свързани лица;
• какъв е видът на сделката;
• какви са стойностите и обемите;
• дали предприятието попада в обхвата на изискванията;
• дали цените и условията са пазарни;
• дали е необходима документация.

Практически примери при сделки с чужбина

Практически чеклист при сделки с чужбина

Чести грешки при сделки с чужбина

• Издава се фактура, но липсват транспортни документи за стоките.
• Не се проверява ДДС номерът на контрагента в ЕС.
• Не се съхраняват доказателства за пристигане на стоката в друга държава.
• Услуга към чужбина се фактурира без анализ на мястото на изпълнение.
• Не се подава VIES декларация, когато има задължение.
• При достигнати прагове не се подава Интрастат декларация.
• При внос или износ не се съхраняват митническите документи.
• При сделки със свързани лица не се проверява трансферното ценообразуване.
• Не се пази договор, поръчка или кореспонденция към сделката.

Връзка с други счетоводни и ДДС теми

Сделките с чужбина често са свързани с фактуриране, ДДС, аванси, транспортни документи, митническо оформяне и годишно приключване. Ако темата ви интересува във връзка с издаването на фактура, можете да прочетете и статията кога се издава фактура и какво задължително съдържа.

Често задавани въпроси

Сделки с чужбина какви документи са необходими най-често?

Най-често са необходими фактура, договор или поръчка, транспортни документи, платежни документи и доказателства за изпълнение. При стоки може да са нужни CMR, packing list и митнически документи, а при услуги — отчет, протокол или потвърждение.

Винаги ли се подава VIES декларация при сделки с чужбина?

Не. VIES декларация се подава само в определени случаи, например при някои вътреобщностни доставки, тристранни операции и услуги към данъчно задължени лица в ЕС.

Кога се подава Интрастат декларация?

Интрастат декларация се подава, когато лицето е достигнало определените прагове за деклариране. Праговете се проверяват за съответната година чрез официалните източници.

Какви документи са нужни при внос от трета страна?

Обикновено са нужни търговска фактура, транспортни документи, packing list, митническа декларация и документи за мито, ДДС при внос и други приложими такси.

Какво е удостоверение за местно лице?

Това е документ, издаван от НАП, който удостоверява, че лицето е местно за данъчни цели в България. Използва се при прилагане на спогодби за избягване на двойното данъчно облагане.

Какво трябва да се следи при сделки със свързани лица?

Трябва да се провери дали условията по сделката са пазарни и дали възниква задължение за документация по трансферно ценообразуване.

Заключение

Сделки с чужбина какви документи са необходими зависи от конкретния случай, но най-често са нужни фактура, договор, транспортни документи, платежни документи и доказателства за реалното изпълнение. В зависимост от сделката може да са необходими още VIES декларация, Интрастат декларация, митнически документи, удостоверение за местно лице или документация по трансферно ценообразуване.

Най-сигурният подход е документите да се събират още при сключването и изпълнението на сделката. Така се намалява рискът от проблеми при ДДС проверка, митническа проверка, годишно приключване или спор с контрагент.