VIES декларация – кога се подава

VIES декларация – кога се подава, кой я подава и какви са сроковете

Последна актуализация: юни 2026 г.

VIES декларация се подава от регистрирани по ЗДДС лица, когато през съответния данъчен период са извършили определени доставки към контрагенти от Европейския съюз. Чрез тази декларация се обменя информация между данъчните администрации на държавите членки, за да се проследяват вътреобщностните доставки, някои услуги и специфични операции по ДДС.

Важно е да се знае, че VIES декларация не се подава автоматично всеки месец от всяко лице, регистрирано по ЗДДС. Задължението възниква само когато през конкретния месец има доставки, които попадат в обхвата на деклариране по VIES.

VIES декларация – какво представлява

VIES декларация е декларация по ЗДДС, чрез която се декларират определени доставки към лица, установени или регистрирани за целите на ДДС в други държави членки на Европейския съюз.

Основната цел на VIES системата е данъчните администрации в ЕС да могат да обменят информация за вътреобщностни сделки. Така се проследява дали доставчикът е декларирал доставката, а получателят — съответното придобиване или получена услуга според правилата на своята държава.

Официална информация за ДДС регистрация и подаване на декларации може да бъде проверена чрез сайта на Националната агенция за приходите. Валидността на ДДС номер на контрагент от ЕС може да се провери и чрез официалната система VIES на Европейската комисия.

VIES декларация – кой я подава

VIES декларация подава регистрирано по ЗДДС лице, когато за съответния данъчен период е извършило доставки, които подлежат на деклариране във VIES.

Най-често това са:

• вътреобщностни доставки на стоки;
• доставки като посредник в тристранна операция;
• доставки на услуги към данъчно задължено лице, установено в друга държава членка, когато мястото на изпълнение е в друга държава членка;
• в определени случаи — прехвърляне на стоки под режим на складиране на стоки до поискване;
• други специфични доставки, когато законът предвижда деклариране във VIES.

Ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, но през месеца няма такива доставки, VIES декларация за този месец не се подава. Това е различно от справка-декларацията по ЗДДС, която регистрираните лица подават за всеки данъчен период.

VIES декларация – кога се подава

VIES декларация се подава за всеки данъчен период, през който са извършени доставки, подлежащи на деклариране във VIES. Данъчният период по ЗДДС по правило е един календарен месец.

Срокът за подаване е до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период.

Ако през даден месец няма вътреобщностни доставки, услуги или други операции, които попадат във VIES, декларация за този месец не се подава.

VIES декларация и справка-декларация по ЗДДС – каква е разликата

Честа грешка е да се смесват справка-декларацията по ЗДДС и VIES декларация. Двете декларации са свързани, но не са едно и също.

Това означава, че една фирма може да подаде справка-декларация по ЗДДС, но да не подаде VIES декларация, ако през съответния месец няма сделки за VIES.

VIES декларация при вътреобщностни доставки на стоки

Най-честият случай за подаване на VIES декларация е вътреобщностна доставка на стоки. Това е доставка, при която стоката се изпраща или транспортира от България до друга държава членка на ЕС и са изпълнени условията за съответното ДДС третиране.

При такива доставки е важно да се съхраняват доказателства за:

• валиден ДДС номер на получателя;
• фактура за доставката;
• транспорт на стоките до друга държава членка;
• получаване на стоките от клиента;
• договор, поръчка, CMR, товарителница, куриерски документ или друг доказателствен документ;
• плащане или друга търговска кореспонденция, когато е приложимо.

Самото подаване на VIES декларация не е достатъчно, ако липсват доказателства за реалното движение на стоките и условията на доставката.

VIES декларация при услуги към клиенти от ЕС

VIES декларация може да се подава и при определени услуги към данъчно задължени лица от други държави членки на ЕС. Най-често това са услуги, при които мястото на изпълнение се определя по правилото за получател — данъчно задължено лице.

При услуги към клиенти от ЕС трябва да се провери:

• дали клиентът е данъчно задължено лице;
• дали има валиден ДДС номер;
• къде е мястото на изпълнение на услугата;
• дали се прилага обратно начисляване;
• дали доставката се включва във VIES декларацията;
• какво основание за неначисляване на ДДС се посочва във фактурата.

VIES декларация и проверка на ДДС номер

Преди издаване на фактура към клиент от ЕС е добра практика да се провери дали ДДС номерът на контрагента е валиден. Това може да се направи чрез официалната VIES система на Европейската комисия.

Добре е резултатът от проверката да се съхранява — например като PDF, screenshot или друг вътрешен документ. Това може да бъде полезно при последваща проверка, особено когато доставката е третирана като вътреобщностна доставка или услуга с обратно начисляване.

Как се подава VIES декларация

VIES декларация се подава по електронен път пред НАП. Обичайно това се извършва чрез електронните услуги за подаване на декларации по ЗДДС от самото лице или от упълномощен счетоводител.

След подаването е важно да се провери дали декларацията е приета. Не е достатъчно документът само да бъде изпратен — трябва да има потвърждение за успешно приемане.

Добра практика е да се съхраняват:

• подадената VIES декларация;
• входящият номер;
• потвърждението за приемане;
• дневниците по ЗДДС;
• фактурите и доказателствата към доставките;
• проверката на ДДС номера на контрагента.

VIES декларация – практически примери

VIES декларация – чести грешки

• Подаване на VIES декларация без реално основание.
• Неподаване на VIES декларация при извършена вътреобщностна доставка.
• Грешен или невалиден ДДС номер на контрагента.
• Объркване между доставка на стока и доставка на услуга.
• Неправилно определяне на мястото на изпълнение.
• Липса на доказателства за транспорт на стоките.
• Разминаване между VIES декларацията и дневника за продажбите.
• Подадена декларация, но без проверка дали е приета.
• Пропускане на срока до 14-о число.

VIES декларация – корекция на грешки

Ако в подадена VIES декларация има грешка, трябва да се приложи редът за корекция по ЗДДС. Подходът зависи от това кога е установена грешката и какъв е нейният характер.

Ако грешката се установи преди изтичане на срока за подаване, обичайно може да се подаде коректна декларация в рамките на срока. Ако грешката се установи след изтичане на срока, трябва да се приложи редът за поправка по ЗДДС.

Най-честите грешки са:

• грешен ДДС номер на контрагента;
• грешна стойност на доставката;
• пропусната доставка;
• включена доставка, която не следва да бъде във VIES;
• разминаване между фактура, дневник за продажбите и VIES декларация.

VIES декларация – санкции при неподаване или закъснение

Неподаването на VIES декларация в срок или подаването на неверни данни може да доведе до административни санкции по ЗДДС. Размерът на санкцията зависи от конкретното нарушение, дали е първо или повторно и от действащия текст на закона към момента на проверката.

Практическият риск не е само в санкцията. Закъсняла или грешна VIES декларация може да доведе и до разминавания с данните на контрагента в другата държава членка, искания за обяснения, корекции в дневниците и допълнителна комуникация с НАП.

Практически чеклист преди подаване на VIES декларация

Свързани статии

• Сделки с чужбина – какви документи са необходими
• Срокове за подаване на декларации 2026
• Кога се издава фактура и какво задължително съдържа

Често задавани въпроси

Кога се подава VIES декларация?

VIES декларация се подава до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период, но само ако през този период са извършени доставки, които подлежат на деклариране във VIES.

Подавам ли VIES декларация, ако през месеца нямам вътреобщностни доставки или услуги?

Не. Ако през съответния данъчен период няма доставки, които подлежат на деклариране във VIES, VIES декларация не се подава.

Подава ли се нулева VIES декларация?

Не. За разлика от справка-декларацията по ЗДДС, VIES декларация не се подава за период, през който няма доставки за деклариране във VIES.

Как се подава VIES декларация?

VIES декларация се подава по електронен път пред НАП чрез електронните услуги за подаване на декларации по ЗДДС.

Трябва ли да проверявам ДДС номера на клиента?

Да. Добра практика е ДДС номерът на клиента от ЕС да се провери преди фактуриране и резултатът от проверката да се съхрани към документите по сделката.

Може ли вече подадена VIES декларация да се коригира?

Да. При грешка се прилага редът за корекция по ЗДДС. Начинът на корекция зависи от това кога е открита грешката и какъв е нейният характер.

Какво става при неподаване на VIES декларация?

При неподаване, закъснение или неверни данни може да има административни санкции по ЗДДС, както и разминавания с данните на контрагента в другата държава членка.

Заключение

VIES декларация се подава само когато за съответния месец има доставки, които попадат в обхвата на деклариране във VIES. Най-често това са вътреобщностни доставки, определени услуги към данъчно задължени лица от ЕС, тристранни операции и други специални случаи по ЗДДС.

Срокът е до 14-о число на следващия месец, а подаването е по електронен път пред НАП. За да се избегнат грешки, е важно предварително да се проверят ДДС номерът на контрагента, мястото на изпълнение, видът на доставката и съответствието с дневника за продажбите.